📑Correos, justificantes y actas: qué guardo y cómo lo organizo

1️⃣ Qué guardar sí o sí

No todo merece un hueco en tu disco. Guarda solo lo que tenga valor legal, contable o de trazabilidad.

• 📧 Correos relevantes: confirmaciones, acuerdos, entregas, incidencias, autorizaciones.
• 🧾 Justificantes económicos: facturas, transferencias, pagos, recibos de matrícula o nómina.
• 🗒️ Actas y reuniones: deja constancia escrita de decisiones y acuerdos, firmadas digitalmente.
• 🔒 Documentación con datos personales: guárdala en carpetas protegidas o cifradas.

2️⃣ Archivo digital ordenado

No se trata de tener mil carpetas, sino de una estructura lógica que cualquier persona pueda entender.

• 📂 Carpetas por año y tipo: 2025 > Facturas, 2025 > Actas, 2025 > Contratos, etc.
• 🏷️ Nombra los archivos igual siempre: “2025-03-12 Factura Proveedores.pdf”.
• ☁️ Usa nube con permisos: Google Drive, Nextcloud o similar, con carpetas de acceso limitado.
• 💡 Evita el caos del escritorio: el archivo no es “Documentos (5)” ni “Descargas”.

3️⃣ Cuánto tiempo conservar

No todos los documentos tienen el mismo plazo de conservación. Aquí van los más comunes:

• 🧾 Facturas y justificantes contables: 6 años (Código de Comercio).
• 📑 Documentación laboral o nóminas: 4 años (Seguridad Social).
• 📚 Documentos formativos y certificados: 4 a 5 años por trazabilidad académica.
• 📬 Correos o comunicaciones: hasta 1 año, salvo que tengan valor jurídico.

Tip ESFEM: al final de cada año crea la carpeta “2024 – Archivo histórico” y guarda ahí todo lo cerrado.

4️⃣ Mantener el orden vivo

Archivar una vez al año no sirve. La clave está en pequeños mantenimientos regulares.

• 📅 Revisión trimestral: dedica 30 minutos a eliminar duplicados o actualizar nombres.
• 🧩 Control de accesos: revisa quién puede ver o editar carpetas compartidas.
• 📥 Vacía la carpeta “Pendientes de archivar”: debería quedarse en blanco cada viernes.
• 📁 Haz copia de seguridad automática: evita depender de “el USB del despacho”.